Déplacement

Avant de planifier un voyage, demandez-vous s’il est réellement indispensable. Puis, obtenez toutes les autorisations préalables de voyager en Ontario, en Amérique du Nord et à l’extérieur de l’Amérique du Nord (p. ex. pour voyager à l’extérieur de l’Amérique du Nord, le personnel du gouvernement de l’Ontario doit obtenir l’autorisation du sous-ministre, du ministre et du secrétaire du Conseil des ministres, et le personnel des organismes classifiés doit obtenir celle du président et du ministre).

En voiture
En règle générale, si la voiture est le moyen le plus pratique et le plus économique de voyager pour affaires :

• Voyez d’abord si vous pouvez vous procurer un véhicule du gouvernement.
• Si aucun véhicule n’est disponible, prenez une voiture de location, ou votre véhicule personnel, si cela revient moins cher.

Dans les cas où il y a plus de 200 km à parcourir par jour, la location d’une voiture coûte normalement moins cher que l’utilisation d’un véhicule personnel.

Voiture de location
Si vous louez une voiture pour des déplacements dans le cadre de vos fonctions, choisissez toujours le plus petit modèle qui convient au nombre de passagers, aux tâches à accomplir et aux conditions météorologiques.

Assurance automobile

Seul le personnel des ministères et des organismes, membre de la FPO, peut louer, au nom de Sa Majesté la Reine du chef de la province de l’Ontario, des véhicules pour se déplacer dans le cadre de la tenue des affaires du gouvernement. Le contrat de location est alors établi au nom de « Sa Majesté la Reine », suivi du nom du ministère et de l’organisme, et vous y figurez comme opérateur/opératrice autorisé(e).

Les organismes dotés de personnel ne faisant pas partie de la FPO respectent les règles qui leur sont imposées sur la façon de remplir un contrat de location.

Véhicule personnel
Chaque unité de négociation a son propre taux de remboursement par kilomètre. Pour connaître les taux applicables, reportez-vous à votre convention collective. Vous trouverez les taux s’appliquant au personnel non syndiqué dans la directive. Sachez que le taux de remboursement des frais de déplacement dans le sud de l’Ontario n’est pas le même que celui des frais de déplacement dans le nord de l’Ontario, et qu’il varie selon la distance totale parcourue.

Carte de voyage d’affaires du gouvernement

Lorsque vous vous servez d’une carte de voyage, refusez l’assurance-collision sans franchise et l’assurance perte et dommages (APD) offertes par l’agence de location. Si vous n’avez pas de carte de voyage d’affaires, prenez l’assurance-collision sans franchise et l’assurance perte et dommages que vous offre l’agence de location. Vous pourrez en demander le remboursement.

Par avion ou train
Utilisez l’avion ou le train avec modération. Assurez-vous toujours que le voyage est indispensable et considérez d’autres solutions, telles les téléconférences et les vidéoconférences.

Si vous devez effectuer votre voyage par avion ou train et que vous en avez obtenu l’autorisation, faites toujours vos réservations auprès d’un fournisseur de voyages autorisé.

Les billets d’avion et de train achetés avec une carte de voyage et réservés par l’entremise d’une entreprise de gestion de voyage gouvernementale sont payés centralement. Ne présentez pas de demande de remboursement pour ces billets. Par contre, si vous vous adressez directement à une entreprise de transport pour faire votre réservation avec la carte de voyage, vous devez présenter une demande de remboursement des frais de déplacement par avion ou par train.

Hébergement
Si vous avez accès au portail MyOPS, vous pouvez faire vos réservations d’hôtel en consultant le répertoire qui se trouve sur le site Voyages en ligne. Réservez une chambre à un lit dans un hôtel ou un motel de catégorie moyenne et demandez le tarif gouvernemental.

Si votre organisme n’a pas accès au portail MyOPS, vous trouverez le répertoire des hôtels à : http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rechercher-search-fra.aspx

Autres frais de déplacement
Même si les frais d’appels téléphoniques et d’accès à l’Internet encourus dans le cadre des affaires sont remboursables, assurez-vous qu’ils sont nécessaires et appropriés avant de les engager.

Les produits pour usage récréatif, telles les vidéos louées, et les articles offerts dans les minibars ne sont pas remboursés.

Repas

Frais d’accueil

Les frais de repas raisonnables sont remboursés dans le cadre de réunions d’affaires tenues aux heures de repas si les employé(e)s travaillent pendant des heures supplémentaires autorisées ou sont en déplacement dans le cadre de la tenue des affaires du gouvernement. Il est interdit de demander le remboursement de dépenses afférentes à l’achat de boissons alcoolisées.

Les frais de repas DOIVENT être accompagnés de l’original du reçu détaillé

L’accueil consiste à fournir, aux frais de l’État, de la nourriture, des boissons, de l’hébergement, des transports ou d’autres commodités d’usage à des personnes qui n’exécutent pas un travail pour le compte du gouvernement de l’Ontario (p. ex. des représentants d’autres gouvernements). Les fonctions d’accueils sont organisées de façon économique et appropriée afin de faciliter la conduite des affaires du gouvernement, ou lorsque la courtoisie l’exige.

Les dépenses afférentes à l’achat de boissons alcoolisées ne peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement que dans le cadre précis de certaines fonctions d’accueil. Le coût des boissons alcoolisées ne peut pas dépasser celui de la nourriture. On recommande par ailleurs de consommer des produits de l’Ontario.

Les frais d’accueil ne s’appliquent jamais aux activités réservées au personnel des organismes ou du gouvernement de l’Ontario.